Monitoring a RODO

Monitoring pracowników a ochrona danych osobowych

W związku z wejściem w życie Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) zmianie uległy  przepisy dotyczące monitoringu wizyjnego pracowników. 25 maja bieżącego roku do kodeksu pracy został dodany artykuł 222szczegółowo opisujący zasady prowadzenia monitoringu przez pracodawców.

  • Kiedy może być prowadzony monitoring pracowników?

Według kodeksu pracy monitoring może być prowadzony kiedy jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia. Dodatkowo jest dozwolony w przypadku kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

  • Gdzie nie może być kamer?

Regułą jest, że rejestrowanie obrazu jest dozwolone zarówno na terenie zakładu pracy jak i na terenie wokół niego. Istnieją jednak wyłączenia od tej zasady związane z ochroną godności i innych dóbr osobistych pracowników. W związku z tym monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni. Co więcej rejestrowanie obrazu nie powinno mieć również miejsca w pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Pracodawca ma jednak możliwość odstąpienia od respektowania wypisanych wyłączeń. Taka decyzja musi być jednak szczegółowo uzasadniona względami bezpieczeństwa, ochrony mienia, kontrolą produkcji lub zachowaniem tajemnicy informacji. Przykładowo: pracodawca zauważa, że w  niemonitorowanej palarni najczęściej dochodzi do sprzeczek, kłótni a nawet przepychanek między pracownikami. W związku tym postanawia zamontować tam kamery rejestrujące obraz.

  • Jak długo można przetrzymywać nagranie?

Pracodawca może przetwarzać nagrania jedynie do celów, dla których zostały zebrane (wyklucza to możliwość nadużyć w postaci np. przetwarzania materiałów w celach marketingowych). Okres przechowywania nagrań został wyraźnie wskazany w art. 222 kodeksu pracy. Pracodawca może przechowywać nagrania przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od daty zarejestrowania obrazu. Po tym czasie nagrania muszą zostać zniszczone. Istnieje jednak wyjątek kiedy okres retencji może być dłuższy. Ma to miejsce w przypadku, gdy nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu. Przykładowo: na terenie zakładu pracy doszło do bójki, w której ucierpiał jeden z jego pracowników. Pracodawca jest wtedy uprawniony do przechowywania nagrania, które jest dowodem zdarzenia, do czasu prawomocnego zakończenia postępowania w tej sprawie. Na co należy zwrócić uwagę, samo rozpoczęcie postępowania nie musi mieć miejsca w trakcie pierwszych trzech miesięcy od zdarzenia, a mimo to pracodawca powinien je przechowywać.

  • Obowiązki pracodawcy

Prowadzenie w zakładzie pracy monitoringu wiąże się z kilkoma wymogami, które pracodawca jest zobowiązany spełnić. Pierwszym z nich jest powinność umieszczenia w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub, kiedy te nieobowiązują, w ogólnie dostępnym obwieszczeniu informacji dotyczących rejestrowania obrazu w danym zakładzie. Wspomniany zapis musi określać dokładnie cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu. Co więcej pracodawca musi poinformować pracowników, w sposób ogólnie przyjęty w zakładzie, o wprowadzeniu monitoringu nie później niż na dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. W przypadku nowoprzyjętych pracowników  takich informacji należy udzielić na piśmie jeszcze przed dopuszczeniem do pracy. Kolejnym obowiązkiem, który spoczywa na pracodawcy jest oznakowanie pomieszczeń i terenów monitorowanych za pomocą odpowiednich znaków (np. popularnych naklejek) lub ogłoszeń dźwiękowych najpóźniej na jeden dzień przed włączeniem rejestracji obrazu. Należy pamiętać, że wspomniane oznakowanie musi być widoczne i czytelne dla każdego.

  • Co jeśli monitoring istniał przed 25 maja?

Opisywane zapisy artykułu 222kodeksu pracy mówią o prawach i obowiązkach pracodawcy w związku z jego chęcią wprowadzenia monitoringu. A co w przypadku kiedy na terenie zakładu pracy już zachodzi rejestrowanie obrazu? Pracodawca jest zobowiązany do takich samych działań, jakby wprowadzał monitoring. Oznacza to, że zapis o monitoringu musi pojawić się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub ogólnym obwieszczeniu, pracownicy muszą zostać poinformowani o istnieniu rejestracji obrazu w konkretnych miejscach, a w ich obrębie musi pojawić się widoczne oznakowanie. Zgodnie z komunikatem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia 15 kwietnia bieżącego roku obecne systemy monitorowania powinny zostać poddane aktualizacji i dostosowane do wymogów określonych nowymi przepisami do końca września 2018 r.